Recently, while we were visiting a camp, the directors proudly showed us a large collection of superb photos of campers and staff in action, with the old facilities in the background. They were taken in 1958 by a nationally renowned Canadian photographer, whose children were campers that summer. There was not a caption in sight.
Who were these children and staff? Where did they come from? Why did they come to this camp? How many were there? How long did they stay? What were the activities we saw in the photos? What was the camp’s philosophy and purpose? What were their rituals and traditions? Have some of them endured through the years? How and when were those rather primitive buildings and activity areas replaced by the high quality facilities we saw around us?
The original sponsoring organization is no longer involved.. Maybe they have kept some records. Apart from that, there are only the 52 year old recollections of a wonderful lady who was actually the director at that time.
In those days few people thought much about “archiving” camp records in case they might be useful or interesting sometime in the future. Last year’s files would be stored in the back of a closet until someone decided to get rid of all that old stuff.
Now we are learning and appreciating the value of all that old stuff. As Mary L. Northway said: “Knowledge of the past enlightens our understanding of the present.”
If you have not been “archiving” your old camp records, now is the time to begin.
Our individual and collective memories can be selective and fickle. Electronic data can disappear with the mistaken touch of one key or degrade all by itself; and in the long run, regular electronic technology upgrades may result in your older information being completely inaccessible.
Collect all your important data in hard copy, and put it in an envelope or binder labelled “Camp Archives 2010”.
You already have to keep all your financial, legal and property records. Keep the fun stuff too!
What else is important?
1. Make a hard copy of what is on your website.
2. Add copies of all your essential forms.
3. Include your staff manual.
4. Put in your schedules, menus, camper and staff lists.
Finally, think of other things that might be interesting or useful later on:
– camp rituals
– special events
– trip reports
– photos (labelled with names, date and occasion)
– your notes for staff training sessions.
Next year, 5 years from now, 10 years from now, or when you are planning anniversary celebrations, you will be glad that you have this package of memories from 2010.
Then do it again in 2011 and 2012 and 2013…!
If you want more information or assistance, contact us.
Peter and Barb Gilbert, 613-475-1689 or pbgilbert@me.comLors d’une récente visite, les directeurs d’un camp exhibaient fièrement une impressionnante collection de photos de campeurs et d’employés avec les anciennes installations en arrière-plan. Ces photos ont été prises en 1958 par un photographe canadien de renom dont les enfants fréquentaient ce camp cet été-là.
Faute de légendes ou de notes explicatives, nul n’était en mesure de répondre à des questions comme : Qui étaient ces enfants et ces employés? D’où venaient-ils? Combien étaient-ils? Combien de temps sont-ils restés? À quoi jouaient-ils dans ces photos? Quelles étaient la philosophie et la mission du camp à cette époque? Quelles étaient les traditions? Certaines d’entre-elles ont-elles cours aujourd’hui? À quel moment les bâtiments anciens des photos ont-ils été modernisés?
Peut-être le commanditaire d’origine a-t-il conservé quelques dossiers? Difficile d’en avoir la certitude puisqu’il n’est plus associé au camp. Après quelques recherches, les seuls souvenirs retrouvés appartiennent à une sympathique dame qui, il y a 52 ans, dirigeait ce camp.
En ces temps-là, rares étaient les personnes qui se souciaient d’archiver quoi que ce soit pour la postérité. On remisait les documents de l’année précédente dans un placard pendant un certain temps, puis on s’en débarrassait.
Aujourd’hui, la situation est tout autre. À l’instar de Mary L. Northway, qui affirmait à juste titre que, pour comprendre son présent, il faut connaître son passé, nombreuses sont les personnes pour qui ces vieux documents sont riches en renseignements.
Si vous n’avez pas encore pris l’habitude d’archiver les vieux dossiers de votre camp, il n’est jamais trop tard pour commencer.
En raison du caractère sélectif et altérable de la mémoire ainsi que de l’éphémérité des données informatisées (lesquelles peuvent être supprimées par inadvertance, se dégrader au fil des ans ou être tout simplement illisibles à la suite d’une mise à niveau), il convient de mettre en place un système d’archivage pour éviter de perdre tous ces précieux souvenirs. Pour ce faire, il suffit d’amasser toutes les données importantes, de les convertir en format papier et de les mettre dans une enveloppe sur laquelle il sera inscrit Archives 2010.
Vous conservez déjà vos dossiers financiers et juridiques ainsi que vos titres de propriété, alors pourquoi ne pas également conserver les trucs amusants?
Que faut-il conserver?
1. Les pages du site Web (en format papier).
2. Les formulaires essentiels
3. Le manuel des employés
4. Les horaires, les menus, le nom des campeurs et des employés
5. Toute information susceptible d’intéresser quelqu’un plus tard ou de lui être utile :
— les rituels du camp
— les événements spéciaux
— les rapports de voyage
— les photos (accompagnées d’une légende précisant le nom des personnes photographiées, la date et l’occasion)
— les notes prises lors des séances formation du personnel
Dans un an, dans cinq et même dans dix ans ou quand vous tiendrez des retrouvailles, vous serez heureux d’avoir ce dossier d’archives, tout comme vous serez heureux d’avoir celui de 2011, 2012, 2013 et ainsi de suite.
Pour de plus amples renseignements, n’hésitez pas à communiquer avec Barb et Peter Gilbert par téléphone au 613-475-1689 ou par courriel à l’adresse pbgilbert@me.com
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